Gestão do tempo: conheça essa poderosa ferramenta

Gestão do tempo: conheça essa poderosa ferramenta

Saber como fazer a gestão do tempo é habilidade e tanto nos dias atuais. É sobre isso que vamos falar aqui nesse post.

Saber gerenciar as suas atividades diárias é o que a maioria das pessoas chama de gestão do tempo. Cotidianamente, existem diversos compromissos que competem entre si. É o trabalho, a família, a vida social, as atividades domésticas, os relacionamentos, estudos, cuidados com a saúde, momentos, lazer…

Mesmo que todos os dias tenham 1.440 minutos, é comum ouvirmos reclamações (nossas e dos outros) sobre a escassez de tempo. Por isso, o segredo está em saber administrá-lo. Partindo dessa premissa, é óbvio que é esse tema é recorrente e de extrema importância para a vida profissional e pessoal.

As pessoas que conseguem gerenciar suas atividades de forma eficiente são reconhecidas pela produtividade. Conseguem desempenhar de maneira satisfatória todas as tarefas do cotidiano, sofrem menos estresse e alcançam melhores resultados e realizações.

Por isso, saber gerenciar seu tempo é habilidade e tanto nos dias atuais. É sobre isso que vamos falar aqui nesse post. No final, você vai descobrir:

  • Por que é importante gerir o seu tempo
  • Como a melhor gestão do tempo pode melhorar sua produtividade;
    Dicas de como gerenciar melhor as suas atividades diárias.
  • Curioso? Acompanhe-nos até o fim do texto!

Como a gestão do tempo pode melhorar sua produtividade?

Antes de entrar nas dicas em si, vale a pena aprofundar-se um pouco sobre como o gerenciamento da rotina pode efetivamente melhorar a sua produtividade.

Você deve ter notado que, nos últimos anos, houve um aumento considerável na importância dada ao tempo de ação sobre determinado cenário. Expansão da competição global, onipresença da informação, um mundo dinâmico e imprevisível acrescentaram urgência na resposta às situações.

Essa cobrança cria uma demanda sobre como oferecer o nosso melhor dentro do espaço definido para cada momento. Requer assumir o controle sobre o nosso tempo, concentrando-se nas tarefas para entregar resultados com mais eficiência e qualidade.

É por isso que a gestão do tempo é tão importante. Permite dedicar-se ao trabalho, focar no momento presente e dedicar-se a situação. Como consequência, traz clareza nas escolhas e aumenta sua produtividade.

Como fazer a gestão do tempo?

Agora que sabemos mais sobre a importância da gestão do tempo e como isso reflete na sua produtividade, resta a dúvida: como fazê-la? Existem algumas técnicas, ferramentas e conceitos para ajudar no gerenciamento.

Consistem, em sua ampla maioria, em como priorizar e organizar as tarefas para depois planejá-las e executá-las calculando o tempo gasto em cada uma. Assim, consegue-se aumentar a produtividade e a eficiência.

Assim, vamos dividir a execução em partes:

1) Priorizando

Como mencionado, o segredo do está em priorizar e organizar. Para isso, leve em consideração fatores como prazo para entrega, alinhamento com a estratégia, e grau de dificuldade na execução de cada uma das atividades.

2) Organizando

Depois de definir o que vem primeiro, você consegue calcular o tempo para a execução de uma tarefa de forma mais precisa. E lembre-se de acrescentar uma margem para imprevistos. Assim, será capaz de planejar cada etapa e, assim, alcançar um objetivo mais concreto e palpável.

3) Planejando

Para calcular corretamente, leve em consideração seus limites. Entenda o quanto você consegue produzir, diariamente, e quanto conseguirá absorver em um dia. Depois, leve em consideração o tempo para a execução de cada tarefa lembrando constantemente que a conclusão de algumas dela depende da entrega dos outros.

4) Executando

Assim, com o planejamento estratégico em mãos, chega a hora de arregaçar as mangas e executar as tarefas. Para conseguir cumprir com o tempo previsto, é fundamental, estar presente de corpo e mente. Isso requer concentrar-se nas atividades, sem distrações, aprender a dizer não e saber delegar.

Utilizando esse passo a passo simples, você definirá quais serão os intervalos de tempo livre no meio dos compromissos. Assim, consegue preenchê-los com outras atividades sem comprometer o que há de mais importante no planejamento.

Ferramentas e técnicas para gerenciar melhor seu tempo

Apesar dessas quatro etapas parecerem relativamente simples, não se engane. Não é assim tão fácil quanto parece. Para conseguir executá-la melhor, separamos ferramentas e técnicas de gestão do tempo as quais, aplicadas, ajudam no gerenciamento do seu dia a dia.

A mais simples e comum de todas é a famosa check-list. Iniciada nos anos 30,
a lista de tarefas sempre ajudou a clarear o que precisa ser feito, para depois, priorizar e a elaborar um plano de ação. Uma das técnicas utilizadas é atribuir as letras “A”, “B” e “C” para as atividades que precisam ser realizadas ainda naquele dia, durante aquela semana ou ainda naquele mês.

Com o tempo, outras técnicas e ferramentas foram sendo aprimoradas para
lidar com cada uma das etapas dentro da gestão de tempo. Elas são:

Priorizando e Planejando

Algumas ferramentas e aplicativos como o Trello, Asana ou o Monday ajudam no gerenciamento de atividades – tanto equipes quanto individuais. Para utilizá-las com propriedade, é interessante aprofundar-se na metodologia Scrum, um framework usado para potencializar o trabalho.

É uma alternativa para otimizar e organizar a equipe. Você também pode aplicar no âmbito individual, estruturando as demandas e as etapas de cada um dos projetos. Assim, consegue-se melhorar o rendimento e entregar mais resultados, sempre de forma rápida, escalável e organizada.

Executando

Como dissemos anteriormente, é necessário concentração. Uma das técnicas que pode ajudar é o método Pomodoro, palavra em italiano que significa tomates. A ideia é concentrar-se em um certo período e descansar em seguida.

Por exemplo, se o objetivo é escrever um texto, marque 25 minutos e concentrem-se apenas nessa tarefa durante esse tempo. Quando acabar, descanse por cinco minutos. Depois, volte e fique mais 25 minutos e, assim, sucessivamente.

Quando completar quatro vezes esse ciclo, você ganha um período de descanso maior, de 15 minutos. Continue sucessivamente até finalizar a tarefa. Esse cronômetro pode te ajudar na medição do tempo.

Como fazer a gestão do tempo: conclusão

Agora que você conhece o que é a gestão do tempo, qual a sua importância e como aplicar no seu dia a dia. Também, descobriu algumas ferramentas e técnicas que podem te ajudar nessa missão.

Lembre-se de que estamos em um mundo de cenários voláteis, onde os profissionais que melhor administrarem o tempo destacam-se e ocupam as melhores posições no mercado de trabalho.

Esperamos que os ensinamentos trazidos nesse post te inspire a aprofundar-se no assunto e buscar quais as ferramentas e técnicas que realmente fazem sentido para você.

Aumentando a eficiência nas tarefas, você amplia a sua visão para escolhas. Assim, conseguirá cumprir não apenas as demandas do trabalho como tornar-se cada dia mais presente na sua vida pessoal.

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